Planen nach dem 2-Säulen-Prinzip: Wie du die Dissertation im vollen Alltag voranbringst
Vielleicht kennst auch du das Gefühl, dass du im Alltag ständig nur “Feuer löschst”? Dass sich der Arbeitstag wie von selbst mit vielen kleinen Dingen füllt, die erledigt werden müssen – Dinge, die dringend sind oder zumindest schnell abgearbeitet werden können. Aber die Projekte, die dir eigentlich am Herzen liegen, die keine enge externe Deadline haben, dich aber langfristig voranbringen – wie deine Promotion –, die rutschen dabei immer wieder in den Hintergrund?
Ich behaupte, dass die Mehrheit der Promovierenden, die nicht Vollzeit promovieren, sondern nebenbei arbeiten (sei es an der Uni oder in einem Job außerhalb), dieses Problem kennt. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir deshalb heute ein Planungssystem vorstellen, mit dem sich langfristige Projekte (wie deine Promotion) leichter in den Alltag integrieren lassen.
Das Prinzip: Rahmen vs. Steuerung
Der Arbeitsalltag ist voll, die Zeit ist knapp, ständig kommen neue Verpflichtungen rein, alles ist dringend – und die Promotion muss wieder einmal hintenanstehen.
Auch ich hatte mit dieser Herausforderungen während meiner eigenen Promotionszeit ganz schön zu kämpfen: Während meiner Zeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin war ich stark in die Lehre und verschiedene Forschungsprojekte eingespannt. Insbesondere während der Vorlesungszeit habe ich es – zwischen Seminarvorbereitungen, Institutssitzungen und der Betreuung von Studierenden – als ziemlich herausfordernd empfunden, kontinuierlich an der Dissertation zu arbeiten.
Was mir damals geholfen hat (und heute noch hilft, um langfristigen Projekten Zeit und Raum zu geben), ist ein 2-Säulen-Planungssystem.
Zwei Säulen, denn für mich hat sich bewährt, zwischen dem Rahmen (erste Säule) und der Steuerung (zweite Säule) zu unterscheiden. Warum diese Unterscheidung so wichtig ist und wie du sie konkret umsetzen kannst, schauen wir uns jetzt im Detail an.
Planungsvorlagen im Schreibcircle Promotion
Das Planungssystem nutze ich selbst seit einigen Jahren und habe es nun für die Mitglieder meines Schreibcircles in schicke Vorlagen “gegossen”. Die Vorlagen können im Schreibcircle einfach heruntergeladen und direkt genutzt werden. ☺️
Die 1. Säule: Der Rahmen
Die erste Säule des Planungssystems ist – ganz simpel – dein Terminkalender. Ob digital oder analog, ist völlig egal – eben das, was für dich am besten passt. Bei mir persönlich ist das mein Google Kalender.
In deinem Terminkalender hältst du natürlich alles fest, was einen festen Zeitstempel hat und was du bei deiner Planung berücksichtigen musst, z. B. Lehrveranstaltungen und Sitzungen, berufliche Meetings, private Termine und alles andere, das sich auf deine Arbeitszeit auswirkt, wie zum Beispiel KiTa-Schließtage.
Mit deinem Terminkalender schaffst du die harte Struktur, den Rahmen eben, der dir zur Verfügung steht und steckst damit die Zeit ab, die du dann bewusst steuern kannst.
Bei vielen Promovierenden zeigt dieser Rahmen zunächst einmal die bittere Realität: Es gibt viele feste Verpflichtungen und damit einige Zeit, die nicht für die Arbeit am Promotionsprojekt zur Verfügung steht. Aber – und das ist der entscheidende Punkt – es bleiben häufig auch Zeitfenster übrig, die nicht “hart” verplant sind.
Übrigens: Ein wesentlicher Grund, warum die Coworking-Termine im Schreibcircle Promotion den Fortschritt so stark fördern, liegt genau hier: Sie fließen direkt in deinen Rahmen ein. Da die moderierten Termine zu festen Zeiten stattfinden, behandelst du sie wie ein Meeting oder eine Vorlesung und schreibst sie in deinen Kalender. Damit ist deine Schreibzeit nicht mehr nur ein loser Vorsatz, sondern fest in deinem Rahmen integriert. Du reservierst dir damit eine “extra Portion Zeit” für die Promotion, die du nicht mehr gegen den Alltag verteidigen musst.
So weit, so simpel: Dein Rahmen steht. Doch wie stellst du nun sicher, dass du die Zeit, die dir innerhalb dieses Rahmens bleibt, auch wirklich sinnvoll nutzt? Wie verhinderst du, dass du dich in kleinen, schnellen To-dos verlierst und nur noch “Feuer löscht”, während die Dissertation liegen bleibt?
Hier kommt die zweite Säule ins Spiel: die Steuerung.
Die 2. Säule: Die Steuerung
Die meisten von uns nutzen zur Steuerung ihres Alltags To-do-Listen. Ich habe früher selbst auch oft mit physischen, losen To-do-Listen gearbeitet. Das ist zwar besser, als alles im Kopf zu behalten, führt aber schnell zu einigen Problemen:
Wunschliste statt To-do-Liste: To-do-Listen werden häufig zum Sammelbecken für alles, das man gerne schaffen möchte. Sie gleichen damit eher einer Wunschliste (Ich wünsche mir, das alles zu schaffen) als einer realistischen Aufgabenliste.
Mentaler Scan-Aufwand: Aus einer übervollen To-do-Liste die Aufgaben herauszufiltern, die nun wirklich jetzt gerade relevant sind, ist mental extrem anstrengend und hinterlässt schnell ein erschlagendes Gefühl.
Fehlende Priorisierung: Auf einer einfachen Liste steht alles gleichwertig nebeneinander. Die Überweisung einer Rechnung, die drei Minuten dauert, hat optisch denselben Stellenwert wie die konzentrierte, zweistündige Arbeit an einem Text.
Die “Häkchen-Falle”: Man lässt sich bei klassischen To-do-Listen schnell dazu verleiten, möglichst viele kleine Aufgaben abzuarbeiten, um viel abhaken zu können. Das fühlt sich zwar kurzfristig produktiv an, bringt einen aber bei einem großen Projekt, wie der Dissertation, natürlich nicht weiter.
Neben ganz klassischen physischen To-do-Listen gibt es natürlich auch digitale Tools. Diese bieten zwar einige Vorteile – man kann leichter Deadlines notieren oder Prioritäten markieren –, bringen aber ganz eigene Probleme mit sich.
Was ich bei digitalen To-do-Listen als schwierig empfinde: Sie sind endlos. Man kann immer mehr hinzufügen; es gibt kein physisches Ende wie bei einem Blatt Papier. Das kann dazu verleiten, sich viel zu viele Aufgaben aufzuschreiben. Das Ergebnis? Ein Berg an unerledigten Aufgaben, der unmöglich zu schaffen ist und zwangsläufig zu Frust führt.
Zudem, ganz ehrlich: Das haptische, handschriftliche Abhaken macht einfach viel mehr Spaß! 😊 Es fühlt sich für mich persönlich mehr nach “ich habe etwas geschafft” an, als nur mit einem kleinen Klick ein Häkchen zu setzen.
Deshalb bin ich ein großer Fan von handschriftlicher Planung geblieben – nutze statt einfachen To-do-Listen aber eine strukturierte Steuerung mit vier Schritten. Wie das ganz konkret aussieht, zeige ich dir jetzt.
Schritt 1: Wochenfokus festlegen
In meinem System plane ich bewusst auf zwei Ebenen: der Woche und dem Tag.
Vielleicht wunderst du dich, warum ich die Monatsebene ausspare. Ein ganzer Monat ist für mich – und ich vermute für viele Promovierende – nicht gut überschaubar. Während meiner Zeit an der Uni konnte ich am Anfang eines Monats kaum abschätzen, wie umfangreich die Aufgaben in Forschungsprojekten werden oder wie viel Zeit die Betreuung von Studierenden plötzlich fressen würde.
Die Woche hingegen bietet genau den richtigen Rhythmus: Ein einzelner Tag ist oft zu kurz, um den Überblick zu behalten. Ein Monat ist zu abstrakt und unvorhersehbar für eine realistische Planung. Die Woche ist die Erfolgseinheit schlechthin. ☺️ Sie ist überschaubar, und jeden Montag gibt es eine neue Chance – ganz ohne den Ballast eines alten, nicht geschafften Zeitplans.
Den Rahmen prüfen
Ich persönlich setze mich am Freitagnachmittag mit einem Tee oder am Montagmorgen mit meinem ersten Kaffee und mit meinem Planer (mein Planer besteht aus einem A5-Ringbuch, in das ich die ausgedruckten Vorlagen einhefte) hin. Dann prüfe ich meinen Google Kalender – also meinen Rahmen (erste Säule) – für die kommende Woche:
Welche Termine stehen fest an?
Wann bin ich verplant?
Welche Aufgaben sind direkt mit diesen Terminen verbunden (z. B. Vor- und Nachbereitungszeiten)?
Wochenfokus festlegen
Die Wochenplanung: Fokus auf das, was dir wichtig ist.
Erst wenn ich weiß, wie viel “frei steuerbare Zeit” mir wirklich bleibt, lege ich meinen Wochenfokus fest. In meinen Wochenfokus kommen die Themen, die mich langfristig voranbringen und die ich im Laufe der Woche nicht aus den Augen verlieren möchte.
Ein kleiner Realitätscheck: Wenn du beim Blick auf deinen Rahmen merkst, dass er in den meisten Wochen so gut wie keine frei verfügbare Zeit lässt, ist das ein deutliches Warnsignal. In diesem Fall hilft kein Planungstool der Welt – dann musst du an den Rahmenbedingungen schrauben, um die Promotion überhaupt realistisch in deinen Alltag zu bekommen.
Ein Wochenfokus kann je nach Rahmen natürlich unterschiedlich aussehen. In einer vollen Woche ist der Fokus vielleicht nur, mit der Promotion am Ball zu bleiben (Literatur sortieren, etwas Forschungsliteratur lesen etc.). In einer leereren Woche kann der Fokus zum Beispiel auf der konzentrierten inhaltlichen Arbeit an einem Kapitel liegen.
Mein wichtigster Tipp für dich: Plane eher inputorientiert.
Der Output (z. B. “Kapitel fertig”) ist in vielen Phasen der Promotion kaum planbar und führt oft zu Frust. Setze dir stattdessen Ziele wie: “Mindestens 3 Stunden am Forschungshintergrund zu Thema XY weiterarbeiten”. Sobald du diese Stunden investiert hast, hast du dein Ziel erreicht. Das gibt dir die Kontrolle über deinen Erfolg zurück und sorgt für ein deutlich besseres Gefühl am Ende der Woche.
Schritt 2: Die tägliche Steuerung – Priorisierung mit System
Die Tagesplanung: Mit Platz für deine Prioritäten und Selbstfürsorge.
Den Überblick über die Woche zu haben, ist ein hervorragender Anfang. Doch der eigentliche “Kampf” gegen das Feuerlöschen wird auf der Tagesebene gewonnen. Besonders wichtig ist es hier, klug zu priorisieren, statt wichtige und unwichtige Aufgaben einfach gleichwertig nebeneinander auf eine Liste zu schreiben.
In meinem System (und meinen Vorlagen) unterscheide ich zwischen drei Prio-Kategorien (Tagesfokus, To-do-Liste und Wenn-noch-Zeit-ist-Liste). So wird man ganz automatisch dazu “gezwungen”, über die eigenen Prioritäten nachzudenken und klare Prioritäten zu setzen.
1. Der Tagesfokus
Das ist die eine Sache für deine Promotion, die heute wirklich zählt. Wenn du nur dieses eine Ding schaffst, war der Tag ein Erfolg für dein Projekt.
Im Tagesfokus sollte sich regelmäßig dein Wochenfokus widerspiegeln. Wenn du dir für die Woche beispielsweise vorgenommen hast, dich in bestimmtes Thema einzulesen, dann kann ein konkreter Teil davon als Tagesfokus auftauchen (z. B. ein bestimmtes Paper lesen).
Wenn du dir deinen Tagesfokus setzt, versuch bitte realistisch zu sein. In stressigen Phasen darf der Tagesfokus natürlich auch eine kleine Aufgabe sein. Wichtig ist nur: Indem du sie als Fokus definierst, stellst du sicher, dass die Promotion nie ganz in den Hintergrund rückt.
2. Die To-do-Liste
Hier ist Platz für die Dinge, die heute unaufschiebbar sind. In meiner Vorlage gibt es bewusst nur Platz für drei Aufgaben. Das zwingt einen zur Ehrlichkeit und einer knallharten Priorisierung. Was muss heute wirklich passieren? Die Mail an das Prüfungsamt? Die Seminarvorbereitung? Schreib es auf, aber überleg genau: Ist es wichtig genug für einen dieser drei Plätze?
3. Die „Wenn-noch-Zeit-ist“-Liste
Hier findet alles Platz, das zwar erledigt werden muss, aber keine harte Deadline für heute hat. Der Name ist Programm: Diese Liste wird nur angefasst, wenn noch Zeit übrig ist. Wenn dein Tag durch kurzfristige Anfragen von Studierenden oder endlose Meetings “aufgefressen” wird und du diese Liste gar nicht anrührst, ist das völlig okay.
Aufgaben, die hier stehen, können am nächsten oder einem folgenden Tag in die To-do-Liste aufrücken, wenn sie dringender werden. Ich nutze diese Liste auch gerne als Sammelbecken und plane mir manchmal einen “Nachhol-Tag” ein, an dem ich diese gesammelten Punkte konzentriert abarbeite.
Durch diese Dreiteilung (Tagesfokus, To-do-Liste und Wenn-noch-Zeit-ist-Liste) sortierst du Aufgaben nach ihrer strategischen Bedeutung für dich und stellst sicher, dass deine Promotion nie ganz von der Bildfläche verschwindet. Du bist weniger verleitet, nur die kleinen, unwichtigen Dinge “wegzuarbeiten”, während du um die großen Brocken einen Bogen machst. Wenn der Tagesfokus prominent oben auf der Seite steht, ist die Motivation – nach meiner Erfahrung – viel höher, ihn auch wirklich anzugehen und sich das Erfolgserlebnis beim Abhaken zu gönnen. ☺️
Mein persönlicher Workflow
Ich fülle die Tagesplanung für einen Tag meistens morgens aus. Wenn ich aber schon am Anfang der Woche weiß, dass ein bestimmter Termin eine Vorbereitung an einem spezifischen Tag erfordert, notiere ich mir das bereits am Anfang der Woche auf der entsprechenden Tagesseite.
Schritt 3: Selbstfürsorge
Weil wir alle keine Arbeitsmaschinen sind, sondern Menschen mit Bedürfnissen, gibt es in meinen Tagesplanungsvorlagen einen Bereich, der mir ganz besonders am Herzen liegt. Er steht bewusst getrennt von der Aufgaben-Priorisierung: Die Für-mich-Liste.
Diese Liste ist dein täglicher Reminder, dich selbst nicht aus den Augen zu verlieren. In meinen Vorlagen gibt es dafür jeden Tag zwei feste Plätze. Hier planst du bewusst zwei Dinge ein, die dir gut tun und die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben.
Was könnte auf deiner Liste stehen?
Ein Spaziergang
15 Minuten in der Sonne sitzen und einen Kaffee genießen
Eine kurze Yoga-Einheit
Ein paar Kapitel in einem Roman lesen
Eine kleine Radtour mit den Kindern
Ein Treffen mit Freunden
..
Das können winzige Kleinigkeiten sein oder auch größere Auszeiten – Hauptsache, es ist etwas, auf das du dich freust und das dir guttut. 😊
Warum ein eigener Platz so wichtig ist
Indem die Selbstfürsorge einen festen Platz in deiner Planung bekommt, erhält sie den Stellenwert, den sie verdient. Es ist kein “wenn ich irgendwann mal fertig bin”, sondern ein fester Bestandteil deines Tages.
So stellst du sicher, dass du nicht erst merkst, dass du völlig am Ende bist, wenn der Akku bereits auf null steht. Stattdessen zapfst du jeden Tag kleine Kraftquellen an und achtest aktiv auf deine mentale Gesundheit. Das ist kein Luxus, sondern meiner Meinung nach die Basis dafür, dass du die Promotionszeit gesund überstehst.
Schritt 4: Der Tagesabschluss
Ganz unten auf meinen Tagesplanungsvorlagen findest du einen Bereich, der den Tag abrundet: eine ganz kurze Reflexion. Der Abschluss besteht aus zwei kleinen, aber wirkungsvollen Impulsen:
1. Dankbarkeit: Was war heute gut?
Hier ist Platz für die positiven Momente des Tages, die nichts mit Leistung zu tun haben müssen.
Ein netter Austausch in der Kaffeeküche
Ein inhaltlicher Geistesblitz beim Mittagessen
Das tolle Wetter beim kurzen Mittagsspaziergang
…
Diese Notizen helfen dir, den Tag mit einem guten Gefühl zu verlassen, egal wie zäh die Arbeit vielleicht war.
2. Kleine Erfolge: Worauf bin ich stolz?
Bei einem Mammutprojekt wie der Dissertation, dessen Ende oft Jahre in der Zukunft liegt, ist dieser Moment der Rückschau essenziell, um den eigenen Fortschritt überhaupt spürbar zu machen. Hier hältst du fest, was du heute bewältigt hast. Ich möchte dich ermutigen, hier auch die vermeintlich “kleinen” Dinge aufzuschreiben:
Einen besonders sperrigen Absatz endlich verstanden
Die Literaturliste für ein Kapitel sortiert
Die (vielleicht unangenehme) Mail an die Betreuungsperson abgeschickt
Eine Seite Rohtext verfasst
…
Warum das den Unterschied machen kann
Dieser kleine Reflexionsbereich ist in 5 Minuten ausgefüllt, aber sehr wirkungsvoll. Er lenkt deinen Fokus ganz bewusst weg von dem riesigen Berg an Arbeit, der noch vor dir liegt, und hin zu dem, was du heute bereits geschafft hast. Weg von all dem, was vielleicht anstrengend und nervig ist, und hin zu dem, was gut läuft und wofür du dankbar bist.
Das sorgt für die nötige Zufriedenheit, um am nächsten Morgen motiviert an den Schreibtisch zurückzukehren. ✨
Fazit
Mein Planungssystem nach dem 2-Säulen-Prinzip ist ein Werkzeug, mit dem du die Kontrolle über deinen Arbeitsalltag zurückerlangen kannst:
Der Rahmen (dein Kalender): Er zeigt dir die Realität deines Zeitbudgets und steckt den Raum ab, den du aktiv für deine Forschungsarbeit nutzen kannst.
Die analoge Steuerung (Woche & Tag): Sie hilft dir, innerhalb deines Rahmens klug zu priorisieren, die Dissertation immer wieder in den Fokus zu rücken und gleichzeitig sicherzustellen, dass du als Mensch nicht auf der Strecke bleibst.
Insbesondere durch diese bewusste Steuerung verhinderst du, dass du nur noch auf Anforderungen von außen reagierst oder dich vom “Kleinklein” des Alltags treiben lässt. Du fängst an, deine Zeit proaktiv für das Projekt zu nutzen, das dir wirklich am Herzen liegt.
Zeit für den Praxistest?
Wenn du diese Methode einmal testen möchtest: Ich habe genau diese Struktur in meine neuen Planungsvorlagen gegossen. Als Mitglied im Schreibcircle Promotion kannst du dir die Vorlagen ab sofort im Mitgliederbereich herunterladen und direkt für deine nächste Wochenplanung nutzen.
Aber natürlich kannst du die einzelnen Komponenten – den Wochenfokus, die Dreiteilung der Aufgaben, die “Für-mich-Liste“ usw. – auch ganz individuell auf deine Art umsetzen und testen. So oder so: Ich hoffe, dass diese Impulse dir dabei helfen, mit mehr Klarheit und weniger “Feuerlöschen“ durch die Promotionszeit zu gehen. 😊
Dein Anker im Promotions-Alltag:
Schreibcircle Promotion
Dissertation schreiben statt prokrastinieren. Hol dir Fokus, Gemeinschaft, Verbindlichkeit und Support.